Sequentic
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Sequentic · Workflow Design

Auf die Digitalisierung warten? Oder sie selbst gestalten.

Mit dem CaseGuide Builder bildet Ihre Verwaltung ihre Verfahren selbst als interaktive Leitfäden ab. Ohne IT-Projekt, ohne Programmierung: Ein CaseGuide führt durch den Fall und schreibt den Vermerk aus den Eingaben.

Gespräch vereinbaren Wie es funktioniert
  • PraxiserprobtEchtbetrieb in einem Verfahren mit rund 95 Mitarbeitenden
  • DatenhoheitFalldaten verlassen das Haus nicht, kein AV-Vertrag nötig
  • BeschaffungKlassen XS bis M unterhalb der Direktvergabe-Schwelle

Clarity by design.

01Die Lage

Die Lücke wächst von beiden Seiten.

Der öffentliche Dienst verliert Personal schneller, als er es ersetzen kann, während jedes neue Gesetz neue Aufgaben schafft. Beides zusammen ist das eigentliche Problem.

600.000
fehlende Beschäftigte im öffentlichen Dienst, Stand Januar 2026, Tendenz steigend
1,3 Mio.
altersbedingte Abgänge bis 2035, fast ein Drittel der heutigen Belegschaft
< 7 %
der Beschäftigten sind jünger als 25. Der Nachwuchs füllt die Lücke nicht
„Der deutsche Sozialstaat ist zu bürokratisch. Seine Strukturen sind zu verworren, seine Leistungen kommen viel zu oft nicht bei den Betroffenen an.“
Lutz Goebel · Vorsitzender Nationaler Normenkontrollrat · März 2024

Ein Unternehmen kann seine Ziele senken, wenn Personal fehlt. Eine Verwaltung kann das nicht: Jeder Anspruch muss geprüft, jeder Bescheid erlassen werden. Bleiben Stellen unbesetzt, sinkt nicht die Zahl der Fälle, sondern Qualität und Geschwindigkeit der Bearbeitung.

Die Komplexität regulierter Verfahren lässt sich nicht wegreformieren; sie ist gesetzlich vorgegeben. Gestalten lässt sich der Aufwand pro Vorgang: die Art, wie Wissen am Arbeitsplatz verfügbar wird. Genau dort setzen CaseGuides an.

02Das Prinzip

Der Schritt, der jetzt dran ist. Und nichts sonst.

Ein CaseGuide zeigt, was für diesen Fall gilt. Alles andere bleibt ausgeblendet. Die Reihenfolge gibt das Verfahren vor, nicht das Gedächtnis.

  1. Selektor

    Zu Beginn wählt die Sachbearbeitung, was für den Fall einschlägig ist. Nicht gewählte Pfade erscheinen gar nicht erst. Sichtbar bleibt nur, was gebraucht wird.

  2. Prüfpunkte & Abzweigungen

    Entscheidungen steuern den Weg. Auch verschachtelte Fallgestaltungen laufen ohne Verweisketten im Kopf. Der nächste Schritt steht fest, bevor man ihn suchen muss.

  3. Der Vermerk

    Jede Eingabe und jede Entscheidung wird zum Baustein. Am Ende steht das Arbeitsergebnis: ein Vermerk, der den Weg lückenlos dokumentiert, als Kopiertext und als PDF.

Wie sich das anfühlt, haben Sie oben vielleicht schon ausprobiert: Die Simulation im Startbild ist bedienbar.

03Der Builder

Gebaut von den Menschen, die das Verfahren kennen.

CaseGuides entstehen nicht in der IT-Abteilung. Ihre Fachredaktion setzt sie im CaseGuide Builder zusammen: visuell, im Browser, ohne eine Zeile Code.

Der Builder arbeitet mit einer räumlichen Arbeitsfläche: Sektionen werden frei angeordnet, Verbindungslinien dazwischen gezogen. Die Struktur eines Verfahrens wird auf einen Blick sichtbar, mit eindeutigen Verbindungstypen für lineare Übergänge, geprüfte Bedingungen und Verzweigungen. Jedes Element wird über ein Eigenschaften-Panel konfiguriert: Beschriftung, Logik, Variablen für den Vermerk.

Die Plattform trennt Administration und Bearbeitung, führt beliebig viele Arbeitsbereiche je Organisation und bringt ein vollständiges Handbuch mit. Das Handbuch ist öffentlich einsehbar: Lesen Sie die komplette Dokumentation, bevor Sie mit uns sprechen.

04Datenhoheit

Keine Falldaten bei Sequentic.
Als Architektur, nicht als Versprechen.

Ein fertiger CaseGuide ist eine eigenständige Datei, die in Ihrer Umgebung läuft, etwa im Intranet oder in SharePoint. Die Bearbeitung findet vollständig im Haus statt.

  • Offline-fähig by designExportierte CaseGuides laden nichts nach: Schriften eingebettet, keine externen Skripte, kein Tracking. Sie funktionieren auch in abgeschotteten Netzen.
  • Kein AV-Vertrag erforderlichEs fließen keine personenbezogenen Daten an Sequentic oder Dritte. Die datenschutzrechtliche Prüfung kommt ohne externe Datenflüsse aus.
  • Plattform in der EUDer Builder selbst wird auf EU-Infrastruktur betrieben (Region Frankfurt), verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung, mit strikter Trennung der Organisationen bis auf Datenbankebene.
  • Gebaut für DienstrechnerKeine Installation, keine Browser-Plugins, tastaturbedienbar. CaseGuides laufen dort, wo Ihre Sachbearbeitung ohnehin arbeitet.

EU-Hosting (Frankfurt) · TLS-Transportverschlüsselung · Verschlüsselung at Rest · Mandantentrennung per Row-Level-Security · 0 externe Requests im Export

05Wirtschaftlichkeit

Rechnet sich ab dem ersten Jahr.

Der Nutzen entsteht an jedem einzelnen Vorgang und bei dem, was Personalwechsel übersteht: dem Wissen, das im CaseGuide steckt statt im Kopf.

Zeitersparnis je Vorgang, konservativ angesetzt
Vermerk schreibt sich aus den Eingaben15–20 Min.
Kein Nachschlagen in Fachanweisungen5–10 Min.
Weniger Rückfragen bei Kollegium und Leitung5–10 Min.
Weniger Fehler und Korrekturschleifen5–10 Min.
Summe30–50 Min.
95

Maßgeblich ist die Zahl der Mitarbeitenden, die mit CaseGuides arbeiten.

Lizenzklasse
M
Jahreslizenz
22.000 €
Beschaffung
Direktvergabe möglich
Kapazitätseffekt
10–14 rechnerische Vollzeitstellen*

*Bei 10–15 % schnellerer Bearbeitung. Referenz aus dem Whitepaper: Ein Amt mit 95 Mitarbeitenden (Klasse M) steht konservativ bezifferten 120.000 bis 240.000 € Nutzen pro Jahr gegenüber, mindestens 3:1.

Jahreslizenz nach Größenklasse, unbegrenzt viele CaseGuides in jeder Klasse
KlasseMitarbeitendeJahreslizenz nettoBeschaffung
XSbis 209.600 €Direktvergabe
S21–5015.000 €Direktvergabe
M51–10022.000 €Direktvergabe
L101–20038.000 €Verhandlungsvergabe
XLab 20160.000 €Verhandlungsvergabe

Enthalten: vollständiger Funktionsumfang, Handbuch, Support, alle Aktualisierungen. Im ersten Jahr kommt ein einmaliges Onboarding hinzu (Basis ca. 7.500 €, Intensiv ca. 12.000 €). Abrechnung auf Wunsch per XRechnung.

Ziel · Der Vermerk

Ihr Besuch, als Vermerk.

So arbeitet ein CaseGuide: Am Ende dokumentiert sich der Weg von selbst. Auch dieser hier.

Interner Vermerk 25.07.2026

I. Sachverhalt

Es wurde geprüft, wie regulierte Verfahren mit CaseGuides bearbeitet werden: geführt Schritt für Schritt, mit Prüfpunkten, Abzweigungen und einem Vermerk, der sich aus den Eingaben erzeugt.

Festgestellt wurde: Die Leitfäden laufen vollständig in der eigenen Infrastruktur. Es fließen keine Falldaten an Dritte; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist nicht erforderlich.

II. Bewertung

Die Methodik ist in einem Verfahren mit rund 95 Mitarbeitenden im Echtbetrieb erprobt. Der konservativ bezifferte Nutzen übersteigt die Lizenzkosten um ein Mehrfaches.

III. Entscheidung

Ein Gespräch mit Live-Demonstration an einem eigenen Verfahren wird vereinbart. Dauer: 30 Minuten. Aufwand: eine E-Mail.

gez. Sequentic · Workflow Design

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Direkt: [email protected]. Antwort innerhalb von zwei Werktagen.

AAnlage · Häufige Fragen

Häufige Fragen

Was ist ein CaseGuide?
Ein CaseGuide ist ein interaktiver Bearbeitungsleitfaden für ein Verwaltungsverfahren. Er führt Schritt für Schritt durch den Fall, blendet nur ein, was für den Fall gilt, und erzeugt am Ende einen Vermerk aus den Eingaben. CaseGuides werden im CaseGuide Builder ohne Programmierkenntnisse erstellt.
Was kostet der CaseGuide Builder?
Die Jahreslizenz richtet sich nach der Zahl der Mitarbeitenden: von 9.600 € netto (bis 20 Mitarbeitende) bis 60.000 € netto (ab 201). Unbegrenzt viele CaseGuides, Support und alle Aktualisierungen sind in jeder Klasse enthalten. Im ersten Jahr kommt ein einmaliges Onboarding hinzu.
Braucht die Einführung ein IT-Projekt?
Nein. Der Builder läuft im Browser, es wird nichts installiert. Die Fachredaktion bildet die Verfahren selbst ab; im ersten Jahr begleitet Sequentic den Start und baut gemeinsam mit Ihnen das erste Verfahren.
Wohin fließen die Falldaten?
Nirgendwohin. Exportierte CaseGuides sind eigenständige Dateien und laufen vollständig in der Infrastruktur der Behörde, auch offline. Es fließen keine personenbezogenen Daten an Sequentic oder Dritte; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist nicht erforderlich.
Läuft ein CaseGuide in SharePoint oder im Intranet?
Ja. Ein exportierter CaseGuide ist eine einzelne Datei, die sich in SharePoint oder das Intranet einbinden lässt. Sie lädt keine externen Ressourcen nach und funktioniert auch in abgeschotteten Netzen.
Wie kann eine Behörde den Builder beschaffen?
Die Lizenzklassen XS bis M liegen unterhalb der Schwelle für die Direktvergabe (25.000 € netto), größere Organisationen vergeben im Wege der Verhandlungsvergabe. Abrechnung auf Wunsch per XRechnung.